Achtergrond
Een vastgoedbeheerder uit Almere benaderde Noteler met een lastige vraag:
Hoe vind je een huurder voor een casco kantoorruimte van 375 m² in een markt met hoge leegstand, zonder te vervallen in kostbare en ineffectieve middelen zoals advertenties of koude acquisitie?
De kantoorruimte bevindt zich in een pand waar al meerdere zorggerelateerde bedrijven zijn gevestigd. Dat is interessant, want in de praktijk geldt vaak: zorg trekt zorg aan. Toch is het geen vanzelfsprekende opgave om een nieuwe huurder te vinden. De verdieping is casco, een voordeel qua indelingsvrijheid, maar ook een nadeel: het vereist extra investeringen van de huurder. Daar komt bij dat het om een relatief grote oppervlakte gaat (375 m²) en dat de markt in Almere stroef is, met een kantoorleegstand van maar liefst 12,4%, fors hoger dan het landelijke gemiddelde (8,4%).
Uitdaging
De leegstand in Almere is relatief hoog: 12,4% van de kantoorruimte staat leeg. Daarbij geldt dat een groot deel van de leegstaande panden al meer dan 3 jaar op een huurder wacht. In dit geval stond de ruimte al 8 maanden leeg zonder ook maar één concrete bezichtiging.
- Koude acquisitie per telefoon
Hierbij bleek het lastig om de juiste contactpersoon te vinden. Zelfs wanneer iemand bereikbaar was, bleek het gesprek lastig te voeren: de boodschap komt vaak ongelegen, en het voorstel (het huren van bijna 400 m²) is moeilijk te plaatsen zonder context. - E-mailcampagnes
Deze liepen stuk op spamfilters, ongelezen inboxen of simpelweg gebrek aan attentiewaarde. Er kwam geen respons uit voort. - Online advertenties
Hoewel er is geïnvesteerd in online zichtbaarheid, leverde dat geen gekwalificeerde leads op. De kosten per klik waren hoog, maar zonder tastbare resultaten.
Kortom: hoge kosten, lage effectiviteit. Tijd voor een andere aanpak.
De oplossing: Handgeschreven kaartjes met slimme targeting
Samen met de beheerder ontwikkelde Noteler een gerichte direct-mailcampagne met handgeschreven kaartjes als medium. De kracht van deze aanpak zit in de combinatie van hyper persoonlijke attentiewaarde, relevante inhoud, en een slimme digitale brochure via een QR-code.
Doelgroepselectie
De campagne richtte zich uitsluitend op zorggerelateerde bedrijven met minimaal 5 medewerkers, op basis van de gedachte dat kleinere praktijken of solo-ondernemers de ruimte niet nodig hebben of niet kunnen bekostigen. De selectie werd handmatig opgebouwd op basis van:
- Handelsregister Gegevens
- Websites van zorgpraktijken
- Fysieke adressen in de regio Almere
Uiteindelijk kwam de selectie uit op 242 bedrijven.
Inhoud van de kaartjes
Elk kaartje was handgeschreven met pen en inkt, waardoor het opviel tussen reguliere post. De boodschap combineerde drie elementen:
- Social proof
Vermelding van zorgbedrijven die al in het pand gevestigd zijn, om vertrouwen te wekken. - Voordelen van de locatie
Dicht bij station, in een groene omgeving, parkeergelegenheid voor de deur. - Nieuwsgierigheid opwekken
Met een subtiele call-to-action: “Scan de QR-code voor meer informatie.”
Digitale brochure via QR-code
De QR-code leidde naar een overzichtelijke, mobielvriendelijke online brochure met:
- Foto’s van het gebouw en de omgeving
- Plattegronden van de verdieping
- Indeling Voorbeelden voor zorgpraktijken (wachtruimtes, behandelkamers)
- Uitleg over de casco-status en voordelen van flexibiliteit
Resultaten van de campagne
De campagne werd verstuurd op 12 mei 2025. Hieronder de concrete cijfers:
Scan rate: 5,79% (14 van de 242 bedrijven scande de QR-code)
| Meting | Resultaat |
| Aantal kaartjes verstuurd | 242 |
| Unieke QR-scans | 14 |
| Totale QR-scans | 17 |
| Aantal geïnteresseerden dat zich meldde | 2 bedrijven |
| Geplande bezichtigingen | 2 (beide geïnteresseerden) |
| Totale kosten | ± €650 (inclusief schrijven, printen en verzenden) |
Analyse:
- Scanrate:
14 unieke scans op 242 kaartjes betekent een scan rate van 5,79%, wat ruim boven het gemiddelde van direct mail campagnes ligt (meestal 2–5%). - Responsratio:
2 van de 242 bedrijven meldden zich actief, goed voor een respons van 0,83%. In vastgoedcampagnes met een relatief grote ruimte (>300 m²) is 0,5% al bovengemiddeld. - Engagement graad:
Gemiddeld 1,21 scans per unieke gebruiker, wat aangeeft dat sommige gebruikers later terugkeerden naar de brochure, een signaal van serieuze interesse.
Belangrijker nog: deze 2 leads waren de enige serieuze reacties in de 8 maanden dat andere methodes werden geprobeerd.
Financiële impact: wat zijn deze leads waard?
Laten we de potentiële opbrengst van slechts één nieuwe huurder berekenen.
- Oppervlakte: 375 m²
- Huurprijs per jaar: €135 per m² → 375 × €135 = €50.625
- Standaard huurtermijn in deze sector: 5 jaar
- Totale contractwaarde per huurder: €50.625 × 5 = €253.125
Dat betekent dat één lead die converteert naar een huurder een potentiële meerjarige huuropbrengst van ruim een kwart miljoen euro vertegenwoordigt.
Zelfs met een investering van slechts €650 in de campagne, betekent dit dat:
- Break-even bij één huurder = 0,26% conversie
- De ROI (Return on Investment) bij één geslaagde deal is bijna 39.000% (!)
En dit is exclusief bijkomende baten zoals hogere bezettingsgraad van het pand, waardestijging en lagere leegstandskosten.
| Methode | Bereik | Persoonlijk | Respons | Kosten | Effectiviteit |
| Cold calling | Laag | Laag | Zeer laag | Tijdsintensief | Negatief |
| Matig | Laag | Geen respons | Laag | Negatief | |
| Online advertenties | Hoog | Laag | Geen relevante leads | Hoog | Negatief |
| Handgeschreven kaartjes (Noteler) | Geselecteerd | Zeer hoog | 2 leads | Middel | Effectief |
Handgeschreven kaartjes worden zelden als reclame gezien. Ze vallen op, worden vaak daadwerkelijk gelezen, en zelfs bewaard. In dit geval leidde het tot actie: scannen, informatie lezen, en contact opnemen voor een bezichtiging.
Daarnaast toont onderzoek van PostNL aan dat de respons rate op e-mails met 22% toeneemt, ná het verzenden van een kaartje naar iemand.
Conclusie
In een markt waarin veel kantoren jarenlang leeg staan, is opvallen cruciaal. De campagne met handgeschreven kaartjes bewees dat een persoonlijke, relevante boodschap meer oplevert dan generieke advertenties of koude acquisitie. Binnen een kleine doelgroep (242 zorgvuldig gekozen bedrijven) werden twee waardevolle leads gegenereerd, inclusief geplande bezichtigingen, iets wat in acht maanden daarvoor niet was gelukt met andere middelen.
De campagne toont aan dat het combineren van persoonlijke communicatie met slimme digitale middelen (QR-code, digitale brochure) zorgt voor betrokkenheid en actie. Voor vastgoedbeheerders die ruimte willen verhuren aan specifieke doelgroepen is dit een uiterst schaalbare, meetbare en effectieve aanpak.
Over Noteler
Noteler helpt bedrijven om gepersonaliseerde handgeschreven kaartjes op schaal te versturen. De kaartjes worden écht geschreven met pen en inkt, automatisch, maar persoonlijk. Elk kaartje kan gekoppeld worden aan digitale opvolging (QR, landingspagina, tracking), waardoor het tastbare effect gecombineerd wordt met digitale meetbaarheid.
Bewijs:
QR-code scans:
Alle scans voor 19-05 zijn door de vastgoedbeheerder zijn geweest:
Reactie geïnteresseerde:
Het verdere contact is via de telefoon verlopen.
